La inteligencia artificial cambia la forma de hacer negocios

Desde negociar con suplidores hasta identificar mercados, preparar propuestas y automatizar tareas administrativas, la inteligencia artificial comienza a integrarse directamente en los procesos que determinan cómo operan y crecen las empresas

SAN JUAN, Puerto Rico

La próxima negociación de una empresa podría desarrollarse sin que haya una persona al otro lado de la mesa. Ese escenario ya forma parte de las operaciones de compañías como Walmart, que utiliza inteligencia artificial para negociar de manera continua con más de 2,000 suplidores.

Mohanbir Sawhney, director del Center for Research in Technology & Innovation de la Kellogg School of Management de Northwestern University, utilizó el caso durante su participación en ExpoComPR 2026 para ilustrar hasta dónde está llegando la incorporación de la inteligencia artificial en los negocios.

“Su próxima negociación quizás no sea con un cliente, sino con una inteligencia artificial”, advirtió Sawhney. Según explicó, el sistema utilizado por Walmart intercambia términos relacionados con descuentos y condiciones de pago con sus suplidores. La compañía obtiene un ahorro promedio de 3% mediante esas negociaciones y una extensión promedio de 35 días en los términos de crédito, mientras 83% de los suplidores participantes se muestra satisfecho con el proceso.

Para Sawhney, este modelo anticipa un entorno comercial en el que agentes de inteligencia artificial podrán intervenir tanto por el comprador como por el vendedor. De ahí su recomendación de que las empresas comiencen a utilizar la tecnología no solamente para redactar correos electrónicos o resumir documentos, sino para preparar negociaciones, establecer límites de precios, analizar condiciones y ejecutar procesos que inciden directamente sobre ingresos, costos y servicio.

“La inteligencia artificial no es una herramienta. Es su compañero de trabajo”, afirmó.

De usar un chat a transformar procesos

Sawhney describió cuatro niveles de adopción. El primero es el uso de asistentes mediante preguntas y respuestas; el segundo consiste en aprovechar la inteligencia artificial que ya viene integrada en programas utilizados por la empresa; el tercero conecta distintas aplicaciones para ejecutar flujos de trabajo; y el cuarto incorpora agentes capaces de realizar determinadas tareas con mayor autonomía.

El salto entre utilizar un chat y modificar la operación es, a su juicio, donde permanece gran parte del valor sin explotar. Sawhney indicó que 75% de las pequeñas empresas utiliza algún tipo de software de inteligencia artificial, pero apenas una de cada siete ha llevado la tecnología a procesos como cotizaciones, compras, servicio, administración de personal u operaciones.

“Pedirle a GPT que redacte un mejor correo electrónico o que resuma un documento no es inteligencia artificial. Eso es kindergarten”, dijo al diferenciar el uso básico de estas herramientas de su integración al funcionamiento de una compañía.

Las aplicaciones pueden recorrer prácticamente toda la cadena de valor. La inteligencia artificial puede ayudar a encontrar suplidores y evaluar costos; apoyar tareas de programación y control de calidad; identificar clientes y realizar investigaciones de mercado; generar cotizaciones y propuestas; y mantener canales de servicio disponibles durante las 24 horas. En el área financiera puede utilizar patrones de pago y estados bancarios para apoyar proyecciones de flujo de efectivo, identificar cuentas que requieren seguimiento de cobro y preparar comunicaciones para esas gestiones.

Para las empresas exportadoras, Sawhney destacó además su capacidad para preparar facturas, listas de empaque, certificados de origen y otros documentos, así como para investigar las condiciones de un mercado y producir materiales en distintos idiomas.

“Una empresa de dos personas puede atender clientes en tres continentes y en cinco idiomas”, señaló.

El cambio también está ocurriendo antes de que el empresario tenga contacto con un potencial comprador. Sawhney indicó que cerca de 30% de las personas comienza determinadas búsquedas utilizando inteligencia artificial en lugar de un motor tradicional, mientras 65% utiliza herramientas de IA para investigar productos antes de comprar y 50% afirma confiar en las marcas que estos sistemas recomiendan.

Esto implica que las compañías deben preguntarse no solamente si aparecen en Google, sino si pueden ser encontradas por los asistentes de inteligencia artificial. Para ello, recomendó presentar claramente en sus páginas información sobre qué venden, a quién sirven, cuáles son sus capacidades y qué certificaciones poseen, junto con referencias, testimonios, reseñas y contenido estructurado.

“Las máquinas están leyendo su página web ahora”, afirmó. Para una empresa de Puerto Rico interesada en exportar, no aparecer en esas respuestas puede significar perder una oportunidad que nunca llegará a conocer. “Si usted no está en la respuesta, ese cliente desaparece y usted nunca tuvo siquiera la oportunidad de hablar con él”, advirtió.

Una ruta de 90 días

Ante la cantidad de aplicaciones posibles, Sawhney recomendó no intentar transformar toda la empresa al mismo tiempo. Su punto de partida consiste en identificar dónde coinciden dos factores: “¿Dónde está el dolor y dónde está el dinero?”.

El primer criterio mide las horas consumidas, los errores y los retrasos de un proceso; el segundo evalúa cuánto ingreso, margen o relación con clientes está en juego. Una cotización que tarda cuatro días y que puede completarse en 30 minutos constituye, por ejemplo, un proceso atractivo para comenzar.

Su propuesta establece un ciclo inicial de 90 días. Durante las primeras dos semanas, la empresa selecciona y mide un proceso que sea valioso y presente problemas. En las semanas tres y cuatro ejecuta un proyecto piloto con inteligencia artificial, pero mantiene el procedimiento anterior funcionando en paralelo. Entre las semanas cinco y ocho compara las horas utilizadas y los errores y, si el resultado justifica el cambio, incorpora un segundo proceso. Finalmente, entre las semanas nueve y doce documenta el procedimiento, capacita al equipo y selecciona el próximo flujo de trabajo.

Sawhney insistió en que comenzar no requiere un equipo de científicos de datos, un gran presupuesto ni desarrollar software propio. Recomendó primero examinar las herramientas por las que la empresa ya paga y activar sus funciones de inteligencia artificial. En su presentación mostró alternativas desde asistentes de aproximadamente $20 a $25 mensuales por usuario hasta conjuntos de herramientas de unos $75 mensuales para comenzar y configuraciones más amplias que rondan los $400 al mes para equipos pequeños.

También recomendó designar dentro de la empresa a una persona responsable de impulsar la adopción de la tecnología, documentar los procesos y dedicar una tarde a la semana a desarrollar y probar nuevas aplicaciones. Entre los recursos disponibles en Puerto Rico mencionó al Puerto Rico Small Business and Technology Development Center y a Colmena66 como alternativas para orientación empresarial.

La adopción, sin embargo, debe acompañarse de controles. Sawhney recomendó no colocar listas de clientes, precios u otra información confidencial en herramientas gratuitas; verificar números, precios y aspectos legales antes de enviar cualquier documento; mantener la revisión humana mientras los sistemas demuestran confiabilidad; y no automatizar un proceso que la propia empresa todavía no sabe ejecutar correctamente.

Su mensaje final condensó la estrategia que propuso a los empresarios: “Piensen en grande, comiencen poco a poco y escalen rápidamente”.

Más que incorporar otra herramienta tecnológica, el reto consiste en identificar dónde la inteligencia artificial puede modificar un proceso concreto, medir el resultado y avanzar al siguiente. En esa transición, la tecnología deja de ser solamente un asistente para comenzar a intervenir en la forma en que una empresa encuentra clientes, administra sus recursos, entra a nuevos mercados y hace negocios.